La contingencia y la escalación son dos rubros claves para el manejo de un proyecto y se calculan con base en los riesgos identificados y los posibles impactos que puedan generar en el Cronograma y el Presupuesto.
2. OBJETIVO
Referenciar la metodología para el cálculo de los rubros de contingencia y escalación e indicar recomendaciones sobre su manejo en el desarrollo del proyecto.
Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite,, señalando el texto y copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. CONTINGENCIA DE COSTO
Es una reserva numérica, empleada para cubrir los costos imprevisibles dentro del alcance definido y congelado del proyecto; comúnmente utilizada para la gestión de los riesgos identificados y planeados en el desarrollo del proyecto.
Es una cantidad de fondos para aumentar las posibilidades de subestimar la estimación total (del Estimado de Costos) a un nivel aceptable.
Se calculada probabilísticamente con base en la identificación de los riesgos que puedan impactar los rubros principales de de un proyecto.
Se emplea para:
- Errores y omisiones en el proceso de diseño y estimación.
- Variabilidad de cantidades (cambios originados en el diseño, excepto cambios de alcance).
- Variación de la productividad.
- Variación de precios (excepto los contemplados en la Escalación).
- Cambios en el alcance.
- Interrupciones mayores inesperadas del trabajo.
- Desastres mayores como terremotos, incendios, inundaciones, etc.
- Escalación de los precios de los equipos no comprados (tendencias de variación de precios en el tiempo).
4. CONTINGENCIA DE TIEMPO
En forma similar a la contingencia de costo, es una reserva en tiempo para cubrir las situaciones imprevisibles dentro del alcance definido y congelado del proyecto.
Esta reserva también se calcula probabilísticamente evaluando el impacto de los riesgos identificados sobre las actividades relevantes del proyecto y sensibilizando como mínimo la ruta crítica en el cronograma.
Se recomienda el cálculo de una sola contingencia de tiempo y su previsión al final del cronograma, ya que cuando se calcula de manera individual por gestiones o actividades relevantes, los responsables de estas consideran que tienen un colchón y una libertad en el tiempo y al final terminan utilizándolo.
5. RESPONSABILIDAD DEL MANEJO DE LA CONTINGENCIA
La contingencia debe ser aprobada por el Gerente del Proyecto, tanto en su cálculo como en su utilización específica. Se debe llevar un control total de la utilización de cada contingencia aplicada, especificando las causas, impactos mejorados, valor empleado, responsables, forma de aplicar y contingencia residual.
6. ESCALACIÓN
Es un rubro que se calcula como la variación del costo de sistemas, equipos o elementos a comprar, según las condiciones cambiantes del mercado, desde el momento en que se calculan el costo inicial de la compra hasta el momento en que se asegura la compra (ya sea con una Orden de Compra, un Contrato, un Acuerdo de Precios, un Acuerdo anticipado de compra, etc).
7. GENERALIDAD PARA EL CÁLCULO DE LA CONTINGENCIA
Para realizar el cálculo de la contingencia (en este aparte se dará como ejemplo la de costos, aunque aplica de manera muy similar a la del tiempo), se deber realizar los siguientes pasos:
- Liste los riesgos identificados en el proyecto y ordénelos según su valoración de altos, medios a bajos y según su área de gestión.
- Realice una reunión con un pequeño grupo de expertos que tengan conocimiento de la valoración de los rubros principales (Gerente del proyecto, Control del Presupuesto, Programador, experto de riesgos, experto de construccion, experto de compras y contrataciones).
- Aliste el Presupuesto e indentifique con el grupo reunido, los rubros uno por uno y selecciones los más relevantes.
- Sobre los rubros más relevantes, mapee los riesgos (relacione los riesgos) que puedan iimpactar cada uno de los rubros.
- Adicione cuatro columnas nuevas e identifíqueles con los siguientes nombres:
- Valor base.
- Valor más probable.
- Valor optimista.
- Valor pesimista.
- Con apoyo del grupo reunido, revisen rubro por rubro, evalúen los riesgos que lo pueden impactar, según el mapeo realizado anteriormente y según la experiencia de quienes manejen o tengan conocimiento fuerte en el respectivo rubro, asignen los valores:
- Valor base = Al mismo valor que se tiene calculado en el Estimativo de Costos o Presupuesto.
- Valor más probable = Valor que luego del probable impacto de los riesgos sea el más probable, puede ser igual al valor base, un poco mayor o incluso menor.
- Valor optimista = Valor que considera un mínimo impacto de los riesgos, puede ser menos al valor más probable.
- Valor pesimista = Valor que considera un mayor y fuerte impacto de los riesgos, generalmente es mayor al valor más probable.
- Una vez diligenciado la información anterior se puede realizar una corrida probabilística con un software tipo Montecarlo como un Crystal Ball o un @Risk.
Para la corrida probabilística, tenga presente las siguientes consideraciones:
- El presupuesto debe estar en una hoja de cálculo (ej.: Excel).
- Debe estar formulado completamente.
- Las columnas nuevas: valor base, valor más probable, valor optimista y valor pesimista, no deben estar formuladas.
- Relacione en el valor de cada rubro el valor base.
- Identifique el tipo de distribución que utilizará (para los tres datos y como una aproximación, puede ser la triangular).
- Defina los datos de entrada o "assumption", en donde aparecerá la distribución triangular y le pedirá asignar los tres datos, relacione los datos del menor número, el medio y el máximo de las columnas valor más probable, optimista y pesimista.
- Repita este proceso para cada uno de los rubros valorados.
- Sobre el valor total del presupuesto asigne la variable "forecast"
- Seleccione un número de iteraciones (ej.: 10.000).
- Corra la herramienta: "run"
- Aparecerá una gráfica indicando la probabilidad y la mayor frecuencia con el Percentil 50 o P50.
- En la misma gráfica aparecerá la línea base o el valor total del presupuesto (asignado al forecast).
Para el cálculo de la contingencia, tome la mayor frecuencia o mayor probabilidad de ocurrencia con el P50 y réstele el valor de la línea base.
Ejemplo: Si el valor del presupuesto de de $100 y el P50 es igual a $110, la contingencia será igual a la resta de P50 ($110) menos la Línea base ($100) = $10.
8. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
www.diprotech.co
Ciudad: Bogotá - Colombia.
Otros artículos que le pueden interesar:
| # | TÍTULO | |
| 1 | Como lograr reuniones efectivas. | |
| http://lasreunionesefectivas.blogspot.com/ | ||
| 2 | TIPs claves para la gestión funcional de un proyecto. | |
| http://mejorespracticasparagestionproyectos.blogspot.com | ||
| 3 | PDRI - Herramienta para medir la definición de un proyecto (Tipo Infraestructura). | |
| http://definicionpdri.blogspot.com | ||
| 4 | Gestión del conocimiento: Identificación de lecciones por aprender. | |
| http://identificacionleccionesporaprender.blogspot.com/ | ||
| 5 | Gestión del conocimiento: implementación de lecciones aprendidas. | |
| http://implementacionleccionesaprendidas.blogspot.com/ | ||
| 6 | Generalidades de la gestión de riesgos en proyectos de inversión. | |
| http://gestionderiesgosgeneralidades.blogspot.com/ | ||
| 7 | Gestión de riesgos en una fase temprana (planeación) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosfasetemprana.blogspot.com/ | ||
| 8 | Gestión de riesgos en la definición de las estrategias de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosdefinicionestrategias.blogspot.com/ | ||
| 9 | Optimización de talleres para identificar riesgos en proyectos de inversión. | |
| http://optimizaciontalleresriesgos.blogspot.com | ||
| 10 | Gestión de riesgos en una fase intermedia (planeación avanzada) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosfaseintermedia.blogspot.com/ | ||
| 11 | Gestión de riesgos en compras anticipadas o tempranas y equipos y servición críticos. | |
| http://gestionderiesgoscomprastempranas.blogspot.com/ | ||
| 12 | Gestión integrada de riesgos con todas las áreas de gestión de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosintegrada.blogspot.com/ | ||
| 13 | Gestión de riesgos materializados de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosmaterializados.blogspot.com/ | ||
| 14 | Gestión de riesgos durante la ejecución (construcción y montaje) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosejecucion.blogspot.com/ | ||
| 15 | Gestión de riesgos durante las pruebas (precommissioning and commissioning) y la puesta en marcha y operación. | |
| http://gestionderiesgospca.blogspot.com/ | ||
| 16 | Gestión de riesgos en el cierre de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgoscierreproyecto.blogspot.com/ | ||
| 17 | IGR: Índice de gestión de riesgos en proyectos | |
| http://igrderiesgos.blogspot.com/ | ||
| 18 | Gestión de riesgos en proyectos: cálculo de contingencia y escalación (en Presupuesto y en Cronograma). | |
| http://gestionderiesgoscontingencia.blogspot.com/ | ||
| 19 | Contrato de prestación de servicios para construcción de Obra. | |
| http://contratoconstruccion.blogspot.com | ||
| 20 | Como realizar la gestión de prioridades. | |
| http://gestionarprioridades.blogspot.com | ||
| 21 | Maduración de proyectos de inversión | |
| http://maduraciondeproyectos.blogspot.com | ||
| 22 | Toma de decisiones: Matriz multicriterio o multiatributo. | |
| http://matrizmulticriterio.blogspot.com | ||
| 23 | Portafolio gestión de proyectos de inversión | |
| http://portafoliogestionproyectos.blogspot.com | ||
